基本操作流程介紹：

    ⒈檔案整理：對(duì)檔案進(jìn)行拆分、檔號(hào)核實(shí)等檔案準(zhǔn)備的前處理工作。

    ⒉檔案掃描：采用專業(yè)當(dāng)掃描軟件，使用掃描儀對(duì)檔案進(jìn)行掃描。

    ⒊圖像修正：檢查所掃描圖像的質(zhì)量，特別是檢查圖像是否清晰、有無(wú)缺頁(yè)、影像方向是否正確。

    ⒋文件命名：嚴(yán)格按照《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則》（DB35/T161-2002）中檔號(hào)的命名規(guī)則對(duì)生成的圖像信息以相應(yīng)的檔號(hào)進(jìn)行命名。

    ⒌數(shù)據(jù)對(duì)接：建立目錄數(shù)據(jù)和檔案圖像之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。

    ⒍數(shù)據(jù)校對(duì)：對(duì)掃描的圖像與相應(yīng)數(shù)據(jù)信息鏈接的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。

    ⒎刻錄光盤：將掃描的圖像和相關(guān)的信息及時(shí)地刻錄到光盤上，一式三份，異地保存。

    ⒏檔案還原：將拆分掃描的紙質(zhì)檔案重新裝訂，恢復(fù)其原貌。

    二、 操作規(guī)范要求

    （一） 檔案整理

    ⒈必須逐卷、逐份驗(yàn)收和檢查，檔案以全宗為單位分類組成案卷，案卷按順序編號(hào)，且有根據(jù)相應(yīng)數(shù)據(jù)要求所建的目錄。無(wú)關(guān)和重復(fù)的文件要剔除，有正式件的文件不掃描原稿。

    ⒉對(duì)影響掃描質(zhì)量的裝訂物（如訂書釘、別針、其他固定器具）、裝訂線要先拆除，拆除原件的裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)原件。如拆除后不能復(fù)原的珍貴原件，應(yīng)請(qǐng)示主管部門再?zèng)Q定是否拆除。

    ⒊破損嚴(yán)重、無(wú)法進(jìn)行掃描的原件要先進(jìn)行修復(fù)；折皺不平影響掃描的原件應(yīng)先用電熨斗熨平或壓平后再進(jìn)行掃描。

    （二）檔案掃描

    ⒈認(rèn)真無(wú)漏填寫紙質(zhì)檔案前處理、掃描交接單。

    ⒉對(duì)每份文件的每頁(yè)進(jìn)行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度。

    ⒊對(duì)橫向排放的頁(yè)面進(jìn)行左右旋轉(zhuǎn)90或270度處理，以符合閱讀習(xí)慣。

    ⒋對(duì)于除文字內(nèi)容外，紙張邊界內(nèi)有個(gè)別較大的黑點(diǎn)、黑線條、黑框、黑邊時(shí)進(jìn)行去黑處理。

    ⒌掃描過(guò)程中因操作原因或紙張質(zhì)量引起的卡紙而導(dǎo)致的紙張破損或斷裂時(shí)，應(yīng)盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。

    ⒍每一案卷紙質(zhì)檔案掃描完后，掃描人員應(yīng)核對(duì)案卷內(nèi)每一文件的實(shí)際掃描張數(shù)與前處理人員填寫的文件張數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)在備注欄填寫具體原因或向現(xiàn)場(chǎng)管理人員詢問(wèn)。

    ⒎A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

    先將全部正面掃描并保存后，再將全部反面掃描（中間的白頁(yè)也要掃描）。排序時(shí)每次將最后一頁(yè)依次在雙數(shù)頁(yè)（2，4，6……）前插入即可，直到最大頁(yè)碼數(shù)減2為止。最后將文檔中的空白頁(yè)刪除。在實(shí)際操作過(guò)程中，當(dāng)全部頁(yè)數(shù)少于21時(shí)可用縮略圖中剪切與粘貼功能；當(dāng)全部頁(yè)數(shù)大于21時(shí)可用CTRL+E和數(shù)字鍵實(shí)現(xiàn)快速排序；最后將空白頁(yè)刪除。

    ⒏R、G、B顏色過(guò)濾及其應(yīng)用支持紅、綠、蘭三色過(guò)濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過(guò)濾（不掃描），設(shè)置參數(shù)時(shí)應(yīng)根據(jù)紙張的顏色選擇過(guò)濾或不過(guò)濾。例如：紙張上的紅色表格、表框、紅頭文件時(shí)不能選擇過(guò)濾，當(dāng)紅底黑字時(shí)就要選擇紅色過(guò)濾。

    ⒐紙張底色較淺，字跡較深、黑、明顯（如毛筆字、碳素墨水字等）時(shí)其明暗度應(yīng)設(shè)為默認(rèn)值（0）；當(dāng)紙面上有較多的表格時(shí)，為了達(dá)到較好的效果應(yīng)適當(dāng)提高明暗度參數(shù)值（推薦10-20）。

    ⒑紙張底色較淺，字跡較淺、淡、不明顯（如復(fù)寫紙復(fù)寫過(guò)和字、藍(lán)色墨水、圓珠筆、鉛筆字等）時(shí)應(yīng)適當(dāng)提高明暗度參數(shù)值（推薦20-30，或者40-50）。

    ⒒紙張底色較深，紙面粗糙，字跡較深、黑、明顯（如毛筆字、碳素墨水字等）時(shí)，為防止因亮度設(shè)置不當(dāng)出現(xiàn)較多黑點(diǎn)時(shí)其明暗度應(yīng)設(shè)為負(fù)值（推薦-5到-10之間）。

    ⒓因紙張超薄且背面又有字跡時(shí)，掃描時(shí)為不讓背面字跡掃描出來(lái)應(yīng)將明暗度設(shè)為負(fù)值（推薦-5到-10之間）。

    ⒔卡紙的處理紙質(zhì)較差、薄、軟、對(duì)折不齊、開叉、裝紙超重、紙槽寬幅過(guò)大、進(jìn)紙邊不整齊時(shí)容易發(fā)生卡紙。卡紙后該頁(yè)應(yīng)改用平板掃描，并盡可能恢復(fù)紙質(zhì)檔案原狀。

    ⒕平板掃描與ADF裝紙平板掃描一張其掃描時(shí)間為40秒，ADF正常掃描時(shí)間為4秒。因此應(yīng)盡可能用ADF掃描以實(shí)現(xiàn)快速掃描，對(duì)掃描較薄的紙張時(shí)應(yīng)站立單張送紙連續(xù)掃描。

    ⒖A3幅面的紙張?jiān)贏3掃描儀上掃描，對(duì)于某些長(zhǎng)度超過(guò)A3標(biāo)準(zhǔn)長(zhǎng)度無(wú)法一次性掃描時(shí)應(yīng)分為多次掃描，注意保證對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案內(nèi)容的前部份或表頭內(nèi)容一致。紙質(zhì)檔案幅面超過(guò)A3時(shí)，暫不處理。在對(duì)應(yīng)掃描交接單上備注欄注明頁(yè)碼及頁(yè)數(shù)（如P1-3，3頁(yè)）。

    ⒗在某些文件的中間有可能會(huì)插入一些照片（黑白或彩色），掃描時(shí)將圖像類型設(shè)置為灰階（256色）。

    ⒘檢查核對(duì)完后將當(dāng)天影像數(shù)據(jù)上傳到服務(wù)器保存。

    （三）圖像修正

    ⒈掃描影像獲取時(shí)一般將分辨率設(shè)置為200DPI.

    ⒉圖像畫幅數(shù)要與掃描交接單上保持一致，準(zhǔn)確無(wú)誤。

    ⒊每個(gè)畫幅的前后順序要與原紙質(zhì)檔案順序保持一致。

    ⒋要保證畫幅上的圖像、文字完整，清晰可讀。

    ⒌對(duì)不同紙質(zhì)檔案設(shè)置能達(dá)到最好效果的參數(shù)，盡可能使圖像能清晰識(shí)別。

    ⒍對(duì)每個(gè)畫幅進(jìn)行糾偏處理，使其左右歪斜偏差小2度。

    ⒎對(duì)橫向排放的頁(yè)面進(jìn)行左右旋轉(zhuǎn)90或270度處理，以符合閱讀習(xí)慣。對(duì)于除文字內(nèi)容外，紙張邊界內(nèi)有個(gè)別較大的黑點(diǎn)、黑線條、黑框、黑邊時(shí)進(jìn)行去黑處理。

    ⒏圖像文件如非原件原因，字跡或圖像無(wú)法清晰識(shí)別，應(yīng)返工。

    （四）文件命名館藏紙質(zhì)檔案的每一文件都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，該檔號(hào)也是每份文件圖像的文件名，應(yīng)按《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則》（DB35/T161-2002）中有關(guān)檔號(hào)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，建立每份文件的目錄數(shù)據(jù)和文件名。命名標(biāo)準(zhǔn)其組成格式簡(jiǎn)單表述為：

    全宗號(hào)（4位） -（1位） 目錄號(hào)（3位） -（1位） 案卷號(hào)（）4位 .（1位） 分卷號(hào)（2位） -（1位） 文件起始頁(yè)號(hào)（4位）

    沒(méi)有分卷時(shí)文件檔號(hào)為18個(gè)字符，有分卷時(shí)文件檔號(hào)為21個(gè)字符，如：沒(méi)有分卷：0233-002-0004-0012有分卷：0233-002-0004.02-0012每份檔案文件目錄數(shù)據(jù)與其圖像文件名必須建立一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)與圖像文件的對(duì)接。

    （五）數(shù)據(jù)對(duì)接根據(jù)文件的檔號(hào)將目錄數(shù)據(jù)與圖像文件進(jìn)行對(duì)接，對(duì)接過(guò)程中應(yīng)通過(guò)參看原文內(nèi)容，看文件內(nèi)容是否與數(shù)據(jù)所著錄的內(nèi)容一致，圖像文件與目錄數(shù)據(jù)對(duì)接要做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

    目錄數(shù)據(jù)著錄內(nèi)容與原件有偏差時(shí)，應(yīng)以原件內(nèi)容為準(zhǔn)。

    （六）數(shù)據(jù)校對(duì)以抽檢的方式檢查圖像文件與數(shù)據(jù)對(duì)接是否準(zhǔn)確。發(fā)現(xiàn)對(duì)接錯(cuò)誤的文件應(yīng)做好記錄，并通知有關(guān)人員及時(shí)進(jìn)行改正。一個(gè)全宗的合格率未達(dá)到95%以上不予以驗(yàn)收。

    （七）光盤刻錄每個(gè)全宗的檔案掃描、對(duì)接并校對(duì)完成后應(yīng)及時(shí)刻錄成光盤。刻錄光盤時(shí)應(yīng)注意圖像信息的完整，刻錄完成后要進(jìn)行質(zhì)量檢查。質(zhì)量檢查的內(nèi)容有圖像文件能否打開，文件數(shù)是否準(zhǔn)確，防止刻錄失敗。合格的光盤用只讀光盤復(fù)制兩份，異地保存。

    （八）檔案還原在重新裝訂檔案的時(shí)候要注意保護(hù)好檔案的實(shí)體不受損害，同時(shí)還必須注意案卷內(nèi)文件的數(shù)量及排列保持原貌，做到安全且無(wú)遺漏。